7 étapes pour aborder la question de la rentabilité

Vous êtes chargé de promouvoir et défendre un projet d'investissement en simulation médicale. Vous connaissez le bénéfice  de la simulation et  êtes conscient des multiples possibilités qu'elle offre en terme d'apprentissage mais vous savez que vous devrez convaincre en avançant des arguments financiers persuasifs.

Pour affirmer vos revendications , il est nécessaire de créer un terrain d'entente, c'est à dire, trouver l'équilibre entre votre compréhension des priorités de vos interlocuteurs  (direction ou organisme de financement) , et la communication de vos besoins et les solutions qui vous souhaitez déployer afin d'y répondre.

Afin de trouver ce terrain d'entente et mener un débat cohérent en matière de rentabilité, il sera nécessaire de respecter quelques étapes simples.

1. Maîtrisez vos chiffres

Qu'est ce que le ROI? Le retour sur investissement se résume en une seule formule

Ne considérez pas les financeurs ou votre service financier  comme des "garde-fous", leur but n'est pas de dépenser le moins possible mais d'obtenir un meilleur rendement en terme de performance organisationnelle. Plus que jamais, vos interlocuteurs recherchent les meilleures solutions pour atteindre le plus haut rendement.

A vous de bien définir vos objectifs afin d'augmenter vos chances d'ouvrir la discussion sur une démarche collaborative

2. ALLEZ DROIT AU BUT

Tout en parlant des gains potentiels, aidez vos interlocuteurs à comprendre votre point de vue sur la problématique à traiter. A quelle problématique tentez-vous de résoudre avec la simulation ? Pourquoi est-ce nécessaire d'y répondre maintenant ? Et qu'arrivera-t-il si celle-ci n'est pas résolue? Pourquoi est-ce important ? Soyez concret au sujet des enjeux auxquels votre structure doit faire face.. 

Répondre à ces interrogations vous permettra de convaincre et susciter l'intérêt de votre auditoire à l'égard de votre projet. Voici un
exemple de mise en scène d'un obstétricien titulaire, chef du service de travail et d'accouchement

 "Nos équipes n’agissent pas de façon adéquate lors des accouchements dystociques. Nous devons résoudre ce problème rapidement car nous avons déjà eu trois cas de ce genre le mois dernier. Il y a eu des complications pour chaque nourrisson, très graves pour l'un d'entre eux. Si nous ignorons ce problème, il continuera de se reproduire, ce qui expose nos patients à un risque pourtant prévisible. La résolution de ce problème doit devenir une priorité pour notre organisation car nous ne pouvons pas nous permettre de prendre ce genre de risques qui auraient un impact négatif sur notre réputation et pourraient mettre en péril la santé de nos patients."

Adaptez cette démarche à votre propre domaine clinique sans perdre de vue les faits dont vous êtes témoins dans votre environnement de travail et dont les autres ne sont pas forcément témoins.

3. Présentez une solution de simulation simple et concise

Plus votre projet de simulation sera complexe, plus il sera compliqué d'expliquer comment il génèrera des gains et des bénéfices (en terme d'organisation, de réduction de coût etc...). Il est recommandé d'avoir un projet concis, notamment si vous débutez en simulation.

Ciblez vos besoins, point par point, en listant les ressources sollicitées par votre projet, afin de livrer une vision claire de votre demande à votre interlocuteur:

• Équipement de simulation
• Formation des formateurs
• Services de conseil (si nécessaire)
• Équipement auxiliaire pour appuyer la simulation, comme les fournitures et consommables médicaux
• Le temps que le personnel devra consacrer à la formation plutôt qu'à son travail habituel

« La simulation se justifie par les objectifs et mesures clés que vous définissez pour mesurer votre taux de réussite quotidien », nous explique le Dr. Ama P. Patel, Directeur du Center for Innovative Learning (Centre d'apprentissage innovant) du WakeMed Health & Hospitals. Au bout du compte, nous sommes là pour aider les apprenants à être plus compétents et sûrs de leurs acquis, et pour assurer la sécurité de nos patients. »

La simulation n'a pas besoin d'être complexe pour atteindre cet objectif. Votre conception doit correspondre à vos mesures clés. 

4. Soyez précis en termes de bénéfices attendus

Maintenant vous devez pouvoir expliquer ce que votre organisation peut y gagner.  La satisfaction du patient est-elle améliorée ? Qu'en est-il de la réalisation de la mission ? Du maintien des effectifs infirmiers ? De l'engagement des employés ?

Un rapport conjoint de l'American Association for Physician Leadership® et de la HFMA suggère que la plupart des bénéfices découlent de l'envie de bâtir une organisation de fiable et hautement sécure.³ En vous appuyant sur leurs recommandations, n'hésitez pas à valoriser les gains  en termes de sécurité des patients, qualité, satisfaction des patients et marge financière. Si votre solution aboutit à des gains positifs dans l'une de ces catégories, vous êtes sûr d'avoir abordé des thèmes qui intéresseront les personnes capable d'investir et de décider. La bonne nouvelle ? Vous êtes probablement la première personne à leur présenter la simulation comme une solution.

5. Impliquez les décideurs dans votre projet

Invitez-les à venir constater et vivre le quotidien que vous souhaitez améliorer. Faites-les participer à une séance d'apprentissage par simulation et montrez-leur en quoi cette solution s'inscrit dans une démarche de qualité et d'amélioration de votre service.

Selon Joe Fifer à la HFMA « En tant que directeur financier, je vois de très bonnes idées tous les jours. Celles qui ont vraiment retenu mon attention et mon engagement étaient soutenues par des gens qui m'ont activement impliqué au cœur du problème, parfois même au chevet du patient. » 

En impliquant les décideurs et les financeurs, vous ferez face à un auditoire déjà impliqué, qui sera plus enclin à comprendre vos efforts comme la volonté de solutionner un problème, et non comme une simple demande de financement.

7. Prêt ? Partez !

C'est le moment de réunir tous les éléments et de vous livrerà un véritable plaidoyer pour l'investissement dans la simulation.

• Abordez le sujet sensible. Expliquez quels sont les problèmes rencontrés sur le terrain et pourquoi ils doivent doit être résolus dans les plus brefs délais. Insistez sur les conséquences d'une non prise en charge des problèmes identifiés.
• Expliquez pourquoi la simulation est la meilleure solution.
• Présentez les coûts à la lumière des gains concrets, mesurables et significatifs pouvant être engendrés, pour dépeindre une vision du futur des plus positives.
• Démontrez qu'en impliquant davantage les employés, vous serez en mesure de produire des résultats positifs à court terme, ce qui ne serait pas possible autrement.

Si en amont vous avez impliqué les décideurs et d'autres acteurs clés, le débat sera mieux cadré et vous pourrez expliquer votre point de vue avec des arguments qu'ils comprennent et savent apprécier.