Sete etapas para encaminhar a discussão sobre ROI

Imagine-se sentado do lado de fora da sala da diretoria de sua instituição. Você está esperando para justificar o investimento em simulação médica. Você acredita nos benefícios da simulação. E você é um entusiasta dos benefícios dela. Mas, em algum 2momento, você sabe que perguntarão: "Qual é o retorno do investimento, o ROI?"

Para expressar seu ponto nessa discussão, os especialistas aconselham que você encontre um ponto em comum. Isso envolve encontrar um equilíbrio entre a compreensão do que é importante para a gerência executiva, a clareza sobre o que você pretende alcançar e a firmeza em relação às métricas que são importantes para a solução do problema em questão.

Para encontrar esse ponto comum e encaminhar a discussão sobre o ROI, siga estas etapas simples.

1. Saiba a sua parte dos cálculos, não tudo

Você não precisa ser um Diretor Financeiro para discutir o ROI. O importante é que você considere o raciocínio do Diretor Financeiro. O trabalho de um Diretor Financeiro é maximizar os resultados do investimento em benefício da organização. A maneira de abordarem isso é a fórmula do ROI.

Os especialistas aconselham evitar ver seu Diretor Financeiro e executivos seniores como obstáculos. Sim, eles detêm a chave para algo que você quer: dinheiro. No entanto, você tem uma chave para algo que eles querem: ganhos no desempenho organizacional. Agora, mais do que nunca, a gerência executiva está buscando soluções para alcançar um melhor desempenho. Se você definir seus ganhos corretamente, aumentará as chances de obter resultados favoráveis com a discussão de ROI. 

2. Seja sincero com o seu problema

Ao se concentrar nos lucros, ajude seu Diretor Financeiro e a gerência executiva a entender o problema pela sua perspectiva. Que dificuldade você está tentando resolver com a simulação? Por que você precisa resolver essa dificuldade agora? O que acontece se você não resolvê-la? Por que alguém deveria se importar? Comunique o problema que sua organização enfrenta no dia a dia.

Responder as perguntas acima permitirá que você crie uma narrativa de problema persuasiva para despertar interesse em seu projeto. Aqui está um exemplo fictício de um obstetra responsável por um setor de obstetrícia:

Nossa equipe não responde adequadamente a emergências de distocia de ombro. Precisamos resolver esse problema agora porque já tivemos três casos no mês passado. Em cada caso, o bebê teve problemas, um grave. Se ignorarmos esse problema, ele se tornará sistemático, colocando nossos pacientes em risco previsível. Nossa organização precisa considerar a solução desse problema como uma prioridade, porque não podemos arcar com a responsabilidade, o impacto em nossa reputação ou o potencial de danos aos pacientes.

Adapte essa narrativa para refletir seu próprio campo clínico e suas circunstâncias, mas não perca a essência do que você está vivenciando em seu ambiente real, que os outros raramente vêem.

3. Apresente uma solução de simulação simples e objetiva

Quanto mais complexo for seu projeto de simulação, mais difícil será justificar como tudo se conecta aos ganhos que você identificou. A maioria dos especialistas recomenda que você simplifique seus projetos, principalmente se não tiver experiência em simulação. Pense nas suas métricas primeiro e certifique-se de que seu projeto de simulação se encaixe em sua definição de sucesso.

A lista a seguir pode se tornar bastante complexa se você deixar:

• Equipamentos de simulação
• Treinamento de instrutores
• Serviços de suporte (se necessário)
• Equipamentos auxiliares para ajudar na simulação, como suprimentos e consumíveis médicos
• O tempo que a equipe precisará para se dedicar ao treinamento, em vez de estar em seu trabalho regular

"A justificativa da simulação está relacionada ao objetivo e às métricas que você está usando para medir seu sucesso diário", explica o Dr. Amar P. Patel, diretor do Center for Innovative Learning do WakeMed Health & Hospitals. Afinal, estamos aqui para ajudar os alunos a serem mais competentes e confiantes em suas habilidades. E estamos aqui para manter nossos pacientes seguros.”

A simulação não precisa ser complexa para conseguir isso. Combine seu projeto com suas métricas.

4. Agora, seja específico sobre os ganhos

Você entende e pode explicar o problema. Você criou a solução. Agora você pode responder o que sua organização tem a ganhar. Será uma redução de risco? Melhoria da satisfação do paciente? Cumprimento da missão? Maior retenção de enfermeiros? Melhor envolvimento dos funcionários?

Um relatório conjunto da American Association for Physician Leadership® e da HFMA sugere que muitos ganhos se enquadram no tópico geral de ajudar a construir uma organização de alta confiabilidade.³ Com base em suas recomendações, considere delinear seus ganhos em termos de segurança do paciente, qualidade, satisfação do paciente e margem financeira. Se sua solução resultar em ganhos positivos em qualquer uma dessas categorias, você terá abordado áreas nas quais a gerência executiva provavelmente se concentrará. A boa notícia é que você pode ser o primeiro a apresentá-los à simulação como uma solução.

5. Ganhe defensores na diretoria, até mesmo antes da apresentação

Continue a manter seu Diretor Financeiro envolvido e amplie sua base de apoio. Entre em contato com os tomadores de decisão e peça ajuda. Convide-os a ver e experimentar o problema que você pretende resolver. Agende a participação deles em uma simulação e mostre como a simulação lida com o problema de uma maneira que nenhuma outra solução consegue.

De acordo com Joe Fifer, da HFMA, “como Diretor Financeiro do hospital, eu via grandes ideias diariamente. As que realmente chamaram minha atenção e meu compromisso foram patrocinados por pessoas que me envolveram ativamente, para que eu pudesse vivenciar o problema diretamente, às vezes até no leito do paciente ”.

Ao envolver os membros de sua gerência executiva, você estará se apresentando para um público que já sente alguma responsabilidade sobre o problema e tem mais chances de ver seus esforços como uma sessão de solução de problemas, em vez de um pedido de financiamento.

7. Fique na porta. Vá! Aqui é onde você pode reunir tudo e justificar o investimento

Aqui é onde você pode reunir tudo e justificar o investimento em simulação.

• Comece com a dificuldade. Explique por que ela precisa ser resolvida agora e como será o futuro caso não seja
• Explique por que a simulação é a melhor solução
• Apresente os custos, mas considerando os ganhos concretos, mensuráveis e importantes que criam uma visão melhor para o futuro
• Mostre como, por meio de um melhor envolvimento, você pode gerar ganhos incrementais de curto prazo de uma maneira que outras soluções não conseguem

Ao envolver seu Diretor Financeiro e outras partes interessadas no início do processo, você estará confiante de enquadrar a discussão em termos que eles possam entender e considerar.

Resumo

O objetivo final da gerência executiva é implementar soluções que melhorem as funções de sua instituição, ao mesmo tempo em que ofereçam o maior ROI. Você conhece as vantagens do treinamento de simulação. E agora você tem o embasamento para apresentar o caso com eficácia.